Contrate uma agência como um rock star

Uma das melhores partes de fazer negócios é receber um email de um cliente a pedir um orçamento. Deve ser algo parecido com o que sentiu o Colombo ao chegar ao Novo Mundo, querubins a trompetear Vangelis, um raio de luz a rasgar o céu para iluminar a terra. Que maravilhas nos trará esta mensagem? Será o nosso próximo grande projeto? Ou um desperdício de tempo?

É assim o new-business, e nós designers não temos propriamente uma tabela para estimar um projeto. Elaborar propostas dá trabalho, e muito, muitas horas. Uma proposta bem ponderada pode levar dias a elaborar. Temos que estudar a empresa, descodificar o que se pede, e questionar o que precisa. Temos que fazer perguntas e análise a sério no processo. Se fossemos o seu médico, psicólogo ou advogado, quanto lhe custaria uma sessão de diagnóstico de um dia inteiro?

Para que ninguém fique com a impressão de perda de tempo, aqui vão algumas sugestões para tornar o processo tão pacífico quanto possível:

Escolha pelo portfolio

Não peça cotações a 10 agências diferentes. Isso só vai criar ruído e tornar a sua decisão um pesadelo. Conheça primeiro algumas agências, procure recomendações de amigos, veja os trabalhos e pergunte-se se esta empresa parece a certa para o trabalho. Se a resposta é não, não perca tempo. Se é um talvez mas a outra parece melhor, não perca tempo. Reduza a sua decisão a um número reduzido de agências e parta com uma pré-selecionada.

Não tenha medo de dizer o seu orçamento

Porque é que isto há de ser constrangedor? Se só tem 1.000, 2.000 ou 10.000 para investir, isto TEM que fazer parte da conversa. Não cobramos aquilo que o cliente tiver para gastar. Isso seria péssimo para o negócio. As pessoas falam e a maioria dos negócios vêm por passa palavra. Se lixarmos um cliente, eventualmente vai-se saber e não há mais negócio para ninguém. Tão simples quanto isso.

O que um designer vende é tempo. O nosso tempo tem um preço. Olhamos para o seu projeto e estimamos quanto tempo será necessário para o executar, fazemos umas contas e chegamos a um preço. Se não nos disser qual é o seu limite, arrisca-se a levar com uma proposta de mais do dobro e estamos a desperdiçar o seu tempo e o nosso. Mas se disser...:

1. Dizemos-lhe logo se chega ou não;
2. Podemos fazer escolhas por forma a aplicar melhor o dinheiro;
3. Podemos discutir o que incluir ou não para caber nesse orçamento;
4. Se tem valor de sobra (e também acontece), podemos aconselhar a melhor forma de o aplicar, em produção de vídeo, fotografia, ou campanhas promocionais que lhe tragam mais benefício.

Perder um projeto porque se apresentou um valor demasiado caro é das coisas mais ingratas no nosso negócio.

Peça valores aproximados, escolha uma agência, e acerte o preço final

Tem 3 agências à sua frente. Tem os seus portfolios para avaliar a qualidade do trabalho. Neste ponto não deve esperar receber deles um preço final. Em vez disso, deve descrever o seu projeto, necessidades e obter uma estimativa. Isso ajudará a compreender até onde chega o seu orçamento com cada um deles, e escolher uma delas para levar ao passo seguinte.

Com isso decidido, começa a consultoria a sério. Vamos discutir o briefing, questionar os requisitos, fazer pesquisa, lançar ideias, casar o nosso conhecimento com o seu para afinar a solução. Este processo leva tempo, discussão, frequentemente várias conversas. O preço final é o resultado de uma colaboração e tomadas de decisão. Não é algo que se atinja simplesmente a colocar agências à bulha pelo seu projeto.

E também, por vezes isto implica acesso a informação que talvez não queira disponibilizar facilmente. Imagine que já tem um site com uma base de dados de produtos, precisa de um novo e transferir conteúdo do antigo para o novo. Se quer que lhe diga quanto isso vai custar, vou precisar de acesso à plataforma para avaliar como é que esse conteúdo pode ser exportado. De outra forma não posso fazer mais do que estimar sem compromisso.

Segure a gula do design

Não peça propostas de design a várias agências para escolher a que gosta mais. Isto leva muito tempo a fazer como deve ser e nunca se trata apenas de pôr coisas bonitas no ecrã. O processo tem uma sequência: Primeiro discutimos o projeto e requisitos, planeamos e DEPOIS é que se desenha. Ao pedir um design como parte integrante da proposta o que vai receber é um tiro no escuro, uma porcaria desinformada que até pode ser muito bonita e ganhar o projeto, mas quando o trabalho avançar terá que ser repensada porque foi elaborada com base em suposições.

Quando começo a desenhar um site, gasto horas a pesquisar, a analisar a concorrência, testar ideias, deitar fora e afinar. É um processo que leva dias. Não o vou fazer até estarmos de acordo quanto a um preço e requisitos. Depois disso, aí sim, podemos desenhar coisas.

Não peça descontos

Cá vai uma dica: não há descontos. Se tirarmos X euros, tiramos Y horas ao trabalho. Quanto a isto há que ser frontal. Se realmente precisa que se reduza o preço para caber no orçamento, ou reduzimos funcionalidades, ou simplificamos, ou atalhamos, ou limitamos o nosso tempo a desenhar ou programar. Na verdade nunca estará a receber um desconto. Estará apenas a negociar requisitos para viabilizar o orçamento. O que não tem problema nenhum, desde que as expectativas sejam claras.

Negociar especificações sobre preço é do que se trata o processo. Fazemos isso em todos os projetos. O que não podemos mesmo fazer é oferecer-lhe um preço melhor que o do cliente de ontem, e muito menos cair no underselling, porque isso é o que leva à falência.

Não esconda informação

Já tive clientes a não querer dar referências porque julgavam que isso ia de alguma forma limitar a criatividade e levar ao plágio. Isso é errado. Para fazer uma proposta bem sucedida, tenho que compreender o mindset do cliente, a posição da empresa no mercado, os seus principais concorrentes e heróis. Expressões como “futuristico”, “muito à frente”, “clean” ou “dinâmico” significam coisas muito diferentes, seja o negócio brinquedos ou advocacia. Temos sempre que descodificar as suas definições dos adjetivos que usa e referências fazem toda a diferença nesse esforço.

Já tive clientes, depois da proposta gráfica de um site, dizer-me que estavam a trabalhar um rebranding e que o logo ia mudar.

Já tive clientes a querer que transferisse conteúdos de um website antigo para um novo sem me dar os dados de acesso à plataforma.

Já tive clientes a aprovar um design e no final do projeto a revelar um decisor mistério que não participou em nada até ali e que aparece no fim para questionar tudo.

Por favor… evite isso.

Se insiste em fazer disto uma competição...

Se realmente “precisa” que isto seja uma competição de propostas gráficas de múltiplas agências, pelo menos nivele o terreno. Todas as agências têm que saber todos os requisitos e pelo menos merecem saber quantas outras estão na corrida. Deixe-os depois decidir se vale a pena o risco.

Também deve tornar os seus critérios de decisão claros e cingir-se a eles. É péssimo seguir as indicações à risca e perder para o tipo que não as seguiu. Ou fazer um design espetacular e depois o cliente escolhe meramente pelo preço. Já me aconteceu mais que uma vez e é por isso que tendo a manter-me longe deste tipo de “oportunidade”.