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2018/2/1

Contrate uma agência como um rock star

Helder Cervantes
Especialista web
Uma boa relação começa quando pede um orçamento. Contratar criatividade tem desafios muito próprios. Cá vão algumas dicas para começar com o pé direito.

Uma das maiores emoções para quem está no mercado vem quando se recebe um email de um cliente novo a pedir um orçamento. É uma emoção comparável ao que Colombo terá sentido ao pisar pela primeira vez o Novo Mundo, mas com um bando de querubins a pairar trompeteando Vangelis, com as nuvens a abrir e um raio de luz ofuscante a brilhar sobre a terra. Que maravilhas trará este email? Será este o nosso próximo grande projeto? Ou será uma perda de tempo?

New-business faz parte do negócio, e nós designers não temos propriamente um quadro para orçamentar um projeto. Propostas dão muito trabalho, horas mesmo. É fácil gastar uma tarde, um dia inteiro, ou até mais a preparar uma. Temos que estudar a empresa, descobrir o que o cliente quer e quase sempre descodificar o pedido. Vamos fazer-lhe perguntas e pesquisa neste processo. Se fosse o seu médico, psicólogo ou advogado, quanto lhe custaria uma tarde de diagnóstico?

Às vezes ficamos com a impressão que o cliente nos faz perder tempo, e por isso deixo aqui algumas sugestões para tornar esse processo tão pacífico e respeitoso quanto possível:

Escolha pelo portfolio

Não peça propostas a 10 agências diferentes. Isso só vai criar ruido e tornar a sua decisão um pesadelo. Primeiro, deve olhar para algumas agências, procurar recomendações de amigos, analisar o seu trabalho e perguntar-se se esta empresa parece adequada ao trabalho. Se não for o caso, nem perca tempo. Se parecerem mais ou menos indicados, mas a outra ao lado lhe parecer melhor, não perca tempo. Limite a sua decisão ao mínimo número de agências que puder, e de preferência logo com um favorito em mente.

Diga quanto tem para gastar

Mas porque é que isto tem de ser constrangedor? Se tem 1.000, 2.000 ou 10.000 para investir, isso TEM que fazer parte da conversa. Nós não cobramos aquilo que o cliente conseguir pagar. Isso seria tão obviamente mau para o negócio. As pessoas falam, a maioria do novo negócio chega-nos por passa-palavra e se lixarmos um cliente eventualmente descobre-se. E depois, não há mais trabalhinho para ninguém. Tão simples quanto isto.

O que um designer vende é tempo. O nosso tempo tem um preço. Olhamos para o seu projeto e estimamos quanto tempo será necessário para o executar. Depois fazemos umas contas e chegamos a um preço. Se não nos disser quanto dinheiro tem para investir, arrisca-se a receber uma proposta do dobro desse valor, desperdiçando o nosso tempo e o seu. Mas se disser qual é o seu budget...:

  1. Dizemos-lhe de caras se chega ou não;
  2. Tomamos melhores decisões com o seu dinheiro;
  3. Negociamos o que incluír ou não por forma a que caiba no valor;
  4. E se tiver dinheiro a mais (e sim, também acontece e até me aconteceu recentemente), podemos aconselhar a pegar em parte desse bolo e investir na produção de um bom vídeo campanhas promocionais, por exemplo.

Perder um projeto só porque o preço é demasiado alto é das coisas mais injustas neste negócio.

Peça uma estimativa, escolha uma agência e depois trabalhe o preço final

Imagine que tem 3 agências à sua frente. Tem os respetivos portfolios como exemplo da qualidade do seu trabalho. Nesta altura não espere ter um preço final de cada uma delas. Em vez disso, descreva o projeto, as suas necessidades e peça uma estimativa. Isso vai ajudar a perceber até onde o leva o seu budget com cada agência e escolher uma para passar ao passo seguinte.

Estando isso decidido, começa a consultoria. Vamos discutir o briefing, questionar os requisitos, fazer pesquisa, trocar ideias consigo, casar o seu conhecimento com o nosso e afinar uma solução. Este processo requer tempo, discussão e por vezes múltiplas reuniões. O preço final é resultado de colaboração e tomadas de decisão. Não é algo que possa ser bem feito quando se despicam umas quantas agências a lutar por um projeto.

Além disso, muitas vezes precisamos de acesso privilegiado a informação que pode não querer partilhar de bandeja. Imagine que já tem um site que contém uma base de dados de produtos. Quer fazer um novo e transferir conteúdo do antigo para o novo. Se quer que lhe diga quanto é que isso pode custar, vou precisar de acesso à sua plataforma de conteúdos actual para avaliar se e como essa informação pode ser exportada. De outra forma só lhe posso dar uma estimativa.

Segure a gana de ver design

Não peça propostas de design a múltiplas agências para escolher a que mais gosta. Design leva tempo para se fazer bem feito e não é só fazer bonito. Isto tem uma sequência de passos: Discutimos o projeto, compreendemo-lo, combinamos os requisitos, planeamos as soluções e aí sim, desenhamos. Se pedir um design como parte da proposta vai receber uma porcaria desinformada e aleatória que até pode saír bonita e ajudar-nos a ganhar o projeto, mas que depois de começarmos a trabalhar a sério temos que refazer porque o que ali está não é mais que um trabalho de palpite.

Quando começo a desenhar um website, gasto horas a pesquisar, a analisar a concorrência, a experimentar ideias, descartá-las e afiná-las. É um processo que leva dias. Não o vou fazer até termos concordância no preço e requisitos. Só aí começo a desenhar.

Não peça descontos

Uma dica para si: desconto é coisa que não existe. Se cortarmos X euros, vamos cortar Y horas de trabalho. Quanto a isto sou muito direto. Se precisa mesmo de um valor mais baixo para caber no seu orçamento, estarei a cortar funcionalidades, simplificar, procurar atalhos ou a limitar o tempo dedicado a design ou programação. Nunca há um desconto propriamente dito, mas uma negociação de requisitos para tornar o orçamento viável. E isso não tem mal nenhum, desde que sejam claras as expectativas.

No final de contas isto não é mais do que negociar preço vs funcionalidades, que é o que faço em todos os orçamentos. O que não posso fazer é cobrar-lhe a si um preço mais baixo do que cobrei ao cliente de ontem. E muito menos posso perder dinheiro no projeto, porque vou à falência.

Não recuse informação

Já tive clientes a não querer dar-me referências por julgarem que isso iria limitar a criatividade ou levar ao plágio. Isso é errado. Para fazer uma proposta em condições temos que compreender o cliente, conhecer o posicionamento no mercado, os seus concorrentes e heróis. Expressões como "futurista", "muito à frente", "clean" ou "dinâmico" têm significados completamente diferentes estejamos a falar de brinquedos ou de direito. Nós temos que descodificar as suas próprias definições dos adjetivos que usa para descrever o pedido, e referências são fundamentais para esse esforço.

Já tive clientes a dizer-me, depois de elaborar a proposta gráfica de um site, que iam reformular o logotipo.

Já tive clientes a querer transferir conteúdo de um site para outro sem me darem acesso ao backoffice.

Já tive clientes a aprovar um design, avançar com o projeto, e muito mais tarde revelar um decisor mistério que não participou em nada e cai de pára-quedas para questionar tudo.

Por favor... evite isso.

E se tiver mesmo que fazer disto uma competição de design...

Se "precisar" mesmo de pedir propostas de design a mais que uma agência, pelo menos não vicie o jogo. Todas as agências têm que ter igual conhecimento dos requisitos e no mínimo merecem saber quantos estão na corrida. Deixe-os então decidir se vale a pena o risco.

Deve também tornar claros os critérios de escolha e ser-lhes fiel. É uma treta cumprir integralmente com o que é pedido e perder para o tipo que deliberadamente não o fez. Ou fazer um design espetacular e depois o cliente escolhe a proposta mais barata. Já me aconteceu mais que uma vez e por isso tendo a ficar ao largo deste tipo de oportunidade.

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